Arkivaflevering til Rigsarkivet

Vi har for statslige myndigheder udarbejdet mere end 15 arkivversioner (efter bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010) over de sidste 5 år – dokumentindeholdende systemer som F2, WorkZone, SharePoint og Public 360, samt forvaltningsfagsystemer uden dokumenter. Omfanget af assistancen har typisk dækket hele forløbet:

  • Medvirken ved indledende møder med Rigsarkivet
  • Hjælp til fremskaffelse af relevant dokumentation vedrørende systemet
  • Udrednings- og dokumentationsaktiviteter
  • Generering af udtræk af data
  • Rendering af dokumenter og
  • Samlet test med Rigsarkivets testprogram, Ada

Vores egen renderingsmotor og arkivversionsgenerator har været benyttet – disse sikrer høj kvalitet i renderingen og hurtig pakketering. Afleveringer har også omfattet udrednings- og dokumentationsaktiviteter.

Ved aflevering af dokumentindeholdende systemer til arkivmyndighed skal der gennemføres en formatkonvertering (kaldet filrendering) af dokumenterne til tif-format (for de tekstbaserede dokumenter, andre formater for lyd og billede). Ved datamigreringer eller udfasning af dokumentindeholdende systemer viser det sig nogle gange relevant at gennemføre en formatkonvertering af dokumenterne til f.eks. pdf-format.

Vi har til brug for vores afleverings- og datamigreringsaktiviteter udviklet og forfinet en filrenderings-motor til effektiv filrending af høj kvalitet.

Udover understøttelse af de hyppigst forekommende behov for rendering til tif-format eller pdf-format, omformning mellem mail-formater, udpakning af mails (separering af vedhæftninger), behandling af hele mailsamlinger (f.eks. pst-filer) og udpakning af zip-filer kan motoren let udvides ved at tilføje adaptorer til specialhåndtering af filtyper efter behov.